El concepto de oficina o empresa Cero Papel se relaciona con la reducción ordenada del uso del papel mediante la sustitución de los documentos en físico por soportes y medios electrónicos.

 

Es un aporte de la empresa que se representa en la creación, gestión y almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrónicos, gracias a la utilización de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC).

 

La oficina o empresa Cero Papel no propone la eliminación total de los documentos en papel. La experiencia de países que han adelantado iniciativas parecidas ha demostrado que los documentos en papel tienden a convivir con los documentos electrónicos ya que el Estado no puede negar a los ciudadanos, organizaciones y empresas la utilización de medio físicos o en papel.

 

En el proceso de oficina o empresa Cero Papel, es indispensable que se apliquen correctamente los principios de gestión documental, de tal forma que pueda garantizarse la autenticidad, fiabilidad, inalterabilidad y disponibilidad de la información bajo las condiciones durante el tiempo.

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Beneficios de la gestión documental enfocada a Oficina Cero Papel:

 

• Organizaciones más productivas.

• Procesos y servicios más efectivos.

• Uso óptimo de los recursos.

• Buenas prácticas de gestión documental.

• Disminución de papel, materiales de archivo y almacenamiento.

• Mejorar el acceso a la información.

• Mayor control y seguridad de la información.

• Eliminar la duplicidad de documentos.

• Disminuir el tiempo de localización y búsqueda de documentos.

• Reducir necesidades de espacio y almacenamiento.

• Mejorar el entorno de trabajo.

• Mejorar las comunicaciones.

• Contribuir con en medio ambiente en aspectos como:

  • Reducción de papel y residuos.

  • Disminución del consumo de recursos naturales empleados en la fabricación de papel (árboles, energía y agua).

  • Disminuir el consumo de energía en impresoras y fotocopiadoras.

  • Reducir la contaminación (residuos como cartuchos, etc.).

• Contribuir al desarrollo sostenible, consumo responsable de recursos que no comprometa el desarrollo social y ambiental de generaciones futuras.

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La implementación de la iniciativa Cero Papel en las empresas está formada por cuatro Principios básicos:

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1. Los procesos y procedimientos.

2. La cultura organizacional.

3. La gestión documental y la normatividad vigente.

4. La tecnología.

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CAPACITAMOS CHILE Y COGC CONSULTORES se encargará de adquirir e implementar las herramientas tecnológicas o equipos, sin olvidar los ajustes normativos necesarios.

 

En CAPACITAMOS CHILE, COGC CONSULTORES, PARAMÉDICOS CHILE Y EMPRESAS COGC utilizamos:

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• Diseño de gestión documental que incorpore la gestión electrónica de documentos.

• Promoción de buenas prácticas para reducir el consumo de papel.

• Formulación de indicadores que permitan controlar los avances e identificar donde se pueden llevar a cabo las mejoras.

• Equipo humano: identificar e involucrar a las personas líderes dentro del grupo de trabajo en la implementación de Cero Papel 

• Comunicación: Difundir la iniciativa por múltiples canales y promover el cambio de cultura y hábitos en cuanto a la utilización de documentos y procedimientos para la administración de documentos electrónicos de archivo.

• Ocupamos firma electrónica simple y avanzada para firmar todo documento, incluso certificados de los cursos.

• Ocupar códigos de barra y códigos qr para comprobar los certificados de cursos emitidos.

• Entregamos cursos en PDF.

• Efectuamos evaluaciones en formatos electrónicos y virtuales.

• Todos los pagos y sus comprobantes se realiza a través de plataformas online de pagos (FLOW).

• Nuestro centro de comunicación, son redes sociales, correos electrónicos y publicaciones en portales web.

• Desde ahora, todo nuevos procesos formativos, serán en base a CERO PAPEL. 

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Estimados alumnos esperamos nos ayuden a contribuir y crear consciencia, no imprimiendo mails, pdf, y los certificados.

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Todos podemos ayudar y reconocer esta imagen en todas nuestras empresas.